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La elección de un centro educativo ya no se basa solo en el prestigio o la oferta académica. Hoy en día, los estudiantes y sus familias esperan una experiencia personalizada, ágil… y si es inmediata, mejor que mejor. En este nuevo escenario, el customer experience (CX) se ha convertido en un factor decisivo para captar alumnos y fidelizarlos a lo largo de su ciclo formativo.
Con una estrategia bien planteada y con la ayuda de la tecnología, puedes reducir el coste por alumno y aumentar el número de matrículas sin necesidad de ampliar tu equipo. ¡Veamos cómo!
Los grandes retos del marketing en centros educativos hoy
La transformación digital ha entrado con fuerza en el sector educativo, pero con ella también han crecido los desafíos. Tal y como reflejamos en nuestro último webcast “Impulsa el CX en educación con tecnología”, estos son algunos de los principales:
1. La competencia por captar alumnos no deja de crecer
De acuerdo con los datos de la Organización de Estados Iberoamericanos, el volumen de estudiantes en Latinoamérica ha crecido un 22% en los últimos años… pero de igual modo ha crecido la oferta educativa: el número de instituciones ha aumentado y casi un 18 % de la oferta ya es 100 % online. Con tanto movimiento, destacar se vuelve más difícil y más caro.
2. Las expectativas del estudiante en CX están en el mundo digital
Según KPMG, el 80 % de las instituciones asegura que prioriza la experiencia del estudiante, pero solo un 9 % realmente lo consigue. Quienes buscan formarse esperan respuestas rápidas, atención y procesos que no les hagan perder tiempo.
3. La estacional ejerce una presión constante
En épocas de matriculación, el volumen de consultas y gestiones aumenta exponencialmente, poniendo en jaque al equipo y a la infraestructura de CX. Y escalar la atención sin que se disparen también los costes se convierte en todo un reto.
4. La retención del estudiante, en la cuerda floja
Según datos de la UNESCO, la tasa de deserción en la región ronda el 50 %. Las razones más habituales hacen alusión a cuestiones económicas y a la falta de motivación para seguir adelante, aspectos directamente relacionados con la experiencia estudiantil con gran impacto financiero para los centros educativos.
Estrategias para captar (y retener) estudiantes con tecnología
Frente a estos retos, muchas instituciones educativas están transformando su forma de relacionarse con los estudiantes, apostando por soluciones que combinan automatización, omnicanalidad e inteligencia artificial.
Estas son algunas de las claves más efectivas:
1. Marketing educativo basado en datos
Gracias a soluciones como Infunnel, software de marketing automation y CRM, es posible analizar a fondo en rendimiento de la estrategia de marketing y los resultados de captación. Esto facilita:
- Visualizar qué campañas funcionan mejor.
- Optimizar el coste de adquisición por alumno.
- Aplicar lead scoring automático para priorizar a quienes tienen más probabilidad de inscribirse.
Transforma la experiencia del estudiante desde el primer clic.
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2. Segmentación y automatización de audiencias
¿Imaginas poder personalizar cada landing page según el perfil del estudiante? Con Infunnel y la automatización de workflows, puedes:
- Crear rutas personalizadas por interés o etapa del funnel.
- Nutrir leads con contenido relevante hasta que estén listos para matricularse.
- Reforzar el contacto con notificaciones proactivas por WhatsApp, email o SMS.
3. Omnicanalidad e inmediatez desde el primer clic
La experiencia del estudiante no empieza cuando entra al aula, sino mucho antes: en ese primer momento en que visita la web, rellena un formulario o manda un mensaje. Si ese primer contacto no es claro, rápido y útil… es fácil que pierda el interés. Por eso, muchas instituciones están implementando:
- Click-to-call desde la web con Inconnect.
- Contactación automatizada gracias a la integración de landing pages, CRM y contact center.
- Uso de agentes IA en canales como WhatsApp, webchat o Instagram, con Inagent.
Universidad Insurgentes reduce el coste de adquisición en un -30% frente al promedio del sector.
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4. Atención siempre disponible para el estudiante
Los agentes IA están diseñados para acompañar a los estudiantes durante toda su experiencia educativa: responden dudas, aclaran pasos y están ahí cuando se les necesita, y además con un tono cercano y conciliador.
Dudas tan frecuentes como: “¿Qué documentación tengo que presentar?”, “¿Hasta cuándo están abiertas las matrículas?” o “¿Dónde puedo ver mis notas?” se resuelven en cuestión de segundos, sin esperas y a cualquier hora del día, gracias a los agentes virtuales.
Y lo mejor es que no se quedan fuera del aula: también pueden integrarse en los entornos virtuales de aprendizaje (por ejemplo Moodle) y resolver dudas al instante, por chat o por voz. Esto alivia la carga del equipo humano y garantiza que cada alumno reciba la atención que necesita en el momento justo.
Impulsa el CX en educación con tecnología: la experiencia de UTEL.
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5. Contact center inteligente, escalable y humano en educación
El contact center está en el centro de la experiencia del estudiante, ¿cómo reforzar la atención en cualquier época del año, sin necesidad de multiplicar los recursos? Hay tres vías de gran eficacia:
- Con soluciones de workforce management como Inteam, es posible prever la demanda, organizar turnos y equilibrar cargas en picos de actividad (como admisiones o inscripciones), sin sobredimensionar el equipo.
- Los supervisores pueden tomar decisiones sobre la marcha para ajustar los niveles de servicio gracias a los datos en tiempo real disponibles en Inconnect.
- Integrar agentes IA agiliza la atención en las campañas de captación de estudiantes. Por ejemplo, gracias a los sistemas multiagente, se pueden entrenar agentes virtuales en distintas operaciones. Así, es posible ejecutar la precalificación de leads con agentes IA de voz, y transferir solo los realmente interesados al equipo de asesores académicos. También se puede gestionar las dudas de los estudiantes con agentes IA en webchat conectados a extensas bases de conocimiento que resuelven las dudas más comunes.
¿Y si empezamos hoy? Tu estrategia de marketing educativo puede despegar
La tecnología ya forma parte del día a día en la gestión de los centros educativos, especialmente en los de estudios superiores, y puede ayudarte a transformar por completo la forma en que te comunicas, compartes información y acompañas a cada persona a lo largo de su recorrido formativo.
El objetivo va más allá de sumar matrículas o captar alumnos: se trata de crear relaciones duraderas, entender mejor las necesidades del alumnado y fortalecer el vínculo entre centros, estudiantes y familias. Ecosistemas tecnológicos de CX como el de Inconcert son un catalizador para el cambio en instituciones educativas, sobre todo por la facilidad de integración, seguridad y evolución constante. ¿Quieres ver a fondo cómo potenciar la captación de alumnos con soluciones de CX?
Te invitamos a solicitar una demo aquí.
