Evita impagos y acelera la recuperación: así te ayuda un CRM para cobranzas

Disponer de un CRM para cobranzas potencia la capacidad de las organizaciones para anticiparse a riesgos de impago, personalizar la estrategia de recobros y proteger los datos sensibles de los clientes. En este sentido, el estudio CRM Systems and their Impact on SMEs Performance: A Systematic Review, desarrollado por especialistas de la Universidad de Johannesburgo, señala que la adopción de un CRM aumenta la retención de clientes entre un 25% y un 40%, incrementa las ventas hasta en un 30% y eleva la eficiencia operativa hasta en un 35%.

El estudio evidencia que estas mejoras se deben a la automatización de tareas, la gestión avanzada de datos y la personalización de la experiencia del cliente. ¿Cómo lograr estas ventajas en tu propia estrategia de cobranza? Vamos a verlo

Todo lo que debe tener un CRM para evitar impagos y mejorar resultados

Elegir el CRM adecuado marca la diferencia entre cobrar a tiempo o acumular deuda. A continuación, destacamos los aspectos esenciales que debes tener en cuenta:  

1. Facilidad de integración con sistemas vía API: la base de una gestión de cobranzas conectada y eficiente

Un CRM de cobranzas potente debe integrarse fácilmente con tus sistemas de negocio. La posibilidad de conectar vía API con plataformas de facturación, pasarelas de pago y canales de contacto permite centralizar la información en tiempo real y automatizar tareas críticas. Gracias a ello, se eliminan duplicidades y se garantiza que los datos estén siempre actualizados.

Esta capacidad de conexión se traduce en estrategias de cobranza más efectivas, tanto para moras tempranas como más tardías. Por ejemplo, un CRM de cobranzas integrado con el contact center permite anticipar impagos y priorizar contactos según la importancia de cada cuenta a nivel facturación. La mejora es más que evidente: la gestión se vuelve proactiva y basada en datos, en lugar de reactiva y dispersa.

2. Marketing automation y omnicanalidad: combinación clave para cobrar más, en menos tiempo

Un CRM para cobranzas no solo debe automatizar envíos: también debe maximizar la contactabilidad para que el mensaje llegue por el canal correcto. En este sentido, la clave está en combinar marketing automation y omnicanalidad para que cada mensaje tenga más impacto y menos errores. Por ello, conviene que el CRM para cobranzas que elijas cuente con funcionalidades de:  

• Marketing automation: permite programar recordatorios de pago, automatizar workflows recurrentes y adaptar los mensajes según el comportamiento del cliente. Esto agiliza la estrategia de cobranza, mejora la tasa de respuesta y acorta los tiempos de recobro.
• Omnicanalidad: facilita llegar al cliente por múltiples vías —como correo electrónico, SMS, WhatsApp o llamadas— aumentando las posibilidades de contacto efectivo. Además, permite coordinar la comunicación desde un único entorno para incrementar la tasa de éxito.

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3. Posibilidad de integrar agentes IA para escalar la estrategia optimizando esfuerzo y recursos

Un buen CRM para cobranzas debe ofrecer integración con agentes IA conversacionales. De esta forma, los agentes IA pueden recordar pagos pendientes, resolver dudas frecuentes sobre métodos de pago o vencimientos, e incluso negociar condiciones con el cliente.

Esta interacción permite escalar la estrategia de cobranzas de forma automatizada, tanto vía llamadas como WhatsApp, aplicando un enfoque empático y personalizado, ya que acceden en tiempo real al historial del cliente dentro del CRM. Y si el caso lo requiere, derivan al agente humano adecuado. El resultado: mayor alcance, menos costes y más pagos recuperados.

4. Seguridad certificada: la base de un CRM de cobranza confiable

En cobranzas, se gestionan datos altamente sensibles como información financiera, historial de pagos, cuentas bancarias y canales de contacto. Por eso, el CRM que elijas debe contar con certificaciones de cumplimiento internacional que garanticen que los datos de tus clientes están protegidos en todo momento.

Entre las más relevantes se encuentran:

• PCI DSS v4.0: garantiza la protección en el tratamiento de datos relacionados con tarjetas de pago, esencial si gestionas cobros mediante pasarelas digitales.
• ISO/IEC 27001: la norma más reconocida a nivel mundial en gestión de seguridad de la información. Asegura políticas, procesos y controles efectivos contra amenazas.
• GDPR: obligatorio si manejas datos de clientes en la Unión Europea. Protege la privacidad del usuario y limita el uso indebido de su información personal.
• CSA Trusted Cloud Provider: acredita a los proveedores de servicios en la nube que cumplen con los estándares más altos en gobernanza, seguridad y privacidad.

Contar con estas certificaciones también genera confianza en tus clientes y eleva el estándar de tu estrategia de cobranza.

Cómo maximizar la cobranza desde el primer día: un ejemplo de estrategia con CRM para cobranzas

Controlar la mora temprana (deudas de menos de 90 días) es clave para el éxito de cualquier estrategia de cobranza. Según datos propios de Inconcert, este tipo de deuda representa hasta el 98% del total de la cartera vencida en muchas empresas. Pero lo más relevante es que, una vez pasados los 90 días, la posibilidad de recuperar el dinero cae hasta en un 85%.  

Por eso, actuar rápido y con inteligencia es fundamental. ¿Cómo puede ayudar a acelerar los pagos un CRM para cobranzas como Infunnel? A continuación, te mostramos un ejemplo práctico de estrategia:

1. Segmentación por impacto financiero

No todas las deudas tienen la misma importancia. Priorizar a los clientes con mayor impacto en la cartera permite enfocar los recursos en las cuentas más críticas. Infunnel, como CRM para cobranzas, permite identificar y segmentar estos perfiles para poder activar automáticamente protocolos de contacto según el riesgo y el valor del cliente.

2. Envío preventivo de emails con marketing automation

Desde alertas preventivas hasta mensajes post-vencimiento, es posible anticiparse al impago con una estrategia de marketing automation bien orquestada. Por ejemplo, se pueden:  

1. Dar un primer aviso preventivo (48 horas antes del vencimiento): se lanza un email informando al cliente de que su factura pronto vencerá. Este mensaje puede incluir la cantidad, el concepto, la fecha límite y un enlace directo a métodos de pago.
2. Lanzar un recordatorio el mismo día del vencimiento: si el pago aún no ha sido realizado, se activa un segundo email facilitando la información para el pago y ofreciendo asistencia en caso de dudas.

Llegados a este punto, si la deuda no se salda, es el momento de reforzar la estrategia con la inclusión canales con mayor impacto.

3. WhatsApp y SMS como canales de impacto inmediato

Una vez que la factura ha vencido (24 a 48 horas después), se pueden lanzar recordatorios vía WhatsApp con opciones de refinanciación o contacto con un asesor si se detecta un riesgo alto.  

El canal de WhatsApp se puede automatizar con la integración de un agente IA facilitando que el cliente pueda resolver sus dudas directamente, confirmar pagos o reprogramar fechas de vencimiento. Este punto también se puede reforzar con SMS para garantizar que el mensaje llegue.

4. Llamadas automatizadas con IA y marcadores predictivos

Si tras 72 horas no hay respuesta, es hora de redoblar esfuerzos combinando llamadas con agentes IA:

• Los marcadores predictivos permiten lanzar campañas de llamadas en oleadas, contactando a cientos de clientes sin esfuerzo manual.  
• Los agentes IA como Inagent gestionan las dudas, informan al cliente con empatía y pueden incluso facilitar el pago.  
• En el CRM para cobranzas se sincroniza y centraliza toda la información, garantizando una experiencia continua y eficiente.

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Infunnel: tu aliado para escalar el éxito de tu estrategia de cobranzas Infunnel es mucho más que un CRM: es el software de marketing automation y gestión de contactos diseñado para orquestar el ciclo completo de cobranzas de forma automatizada, segura y eficiente. Su arquitectura omnicanal, el análisis inteligente de datos y la posibilidad de conectar múltiples sistemas como los agentes IA y el contact center te permiten escalar operaciones de recobros sin perder el control.

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